Sju tips för bättre möten

Det ligger en skatt gömd i de flesta svenska företag och organisationer.

Tänk tillbaks på veckan som gått och räkna ihop hur många av veckans timmar som du lagt på möten. Hur många av de timmarna var effektivt använd tid? Hur många gånger kom du hem till familjen på kvällen och berättade om din frustration över det ena eller andra mötet som inte åstadkom någonting?

Räkna sen ihop hur många människor som var med på de mötena, som inte heller hade nytta av dem. Multiplicera med en genomsnittlig timlön på ditt företag. Hur många andra såna möten, med hur många andra människor hölls också på företaget förra veckan? Hur mycket pengar blir det?

Om du jobbar på ett genomsnittligt svenskt företag är chansen stor att du just hittat en riktig guldskatt.

På Fascinera brinner vi för att hjälpa svenska företag att utrota dåliga möten. Vi jobbar framför allt för att göra större möten bättre, men även i de små mötena går mycket arbetstid förlorad. Här kommer sju tips som kan hjälpa – bidra gärna med dina egna erfarenheter i kommentarsfältet!

1. Strunta i mötet helt och hållet!

Fundera igenom vad som händer om du inte håller mötet? Kommer du fram till att “det löser sig nog på mailen”, ja då ska du inte hålla mötet alls. Kommer du fram till att jo, mötet behövs därför att XYZ, då har du samtidigt kommit en bit på vägen mot att besvara nästa fråga:

2. Ge mötet ett tydligt syfte!

Vad ska mötet leda fram till? Tänk igenom vilka konkreta resultat mötet ska åstadkomma, och strukturera upp mötet så resultatet blir tydligt. Troligtvis handlar det om beslut, ofta i en sammansatt kedja där de olika mötesdeltagarna har var sin del. Se till att varje del avhandlas och leder fram till resultat så inte man bara går vidare till nästa när man “pratat en stund”. En tydlig agenda och protokoll efteråt är grymt underskattade verktyg för att underlätta detta!

3. Ge mötet en tydlig ägare, och varje beslut en tydlig ansvarig!

Ägaren är ju oftast den sammankallande så det är inte så knepigt, men varje beslut eller varje olöst fråga måste också ha en ansvarig person. Återigen – ett protokoll gör det tydligt. Det behöver inte vara så formellt. Kalla det gärna minnesanteckning, men genom att understryka att-göra-punkter och vem som ansvarar blir det tydligt och lätt att följa upp.

4. Ha så få människor som möjligt med på mötet!

Möten med fler än fem-sju deltagare blir inte effektiva arbetsmöten, de fungerar i bästa fall som informationsmöten och måste struktureras därefter. Om du vill uppnå ett resultat som involverar fler människor bör du fundera på att dela upp det i olika möten. För att avgöra vilka som ska vara med på mötet går du tillbaks till syftet – bara de som direkt kan bidra till att åstadkomma syftet ska vara med!

5. Respektera varandras tid!

Börja i tid, sluta i tid, och var uppmärksam så länge du är med. Sitter du i mötet och besvarar mail samtidigt är det inte bara din egen tid du kastar bort utan allas.

6. Lägg inte tid på sånt ni inte kan besluta om!

Snöa inte in i eviglånga diskussioner kring sånt ni inte kan enas om eller där någon närvarande faktiskt kan besluta. Ni är där för att fatta beslut, och kan ni inte det måste frågan hänskjutas till någon som kan.

7. Tacka nej till möten som inte uppfyller kraven!

Att ha en överfylld kalender är inte en hedersbetygelse, det är ett tecken på bristande organisationsförmåga. Som anställd har man ett ansvar mot både sig själv och sin arbetsgivare att använda sin tid på bästa sätt, och det kan ibland betyda att tacka nej till möten som inte är meningsfulla.

Hur jobbar ni i ditt företag för att era möten ska bli så effektiva som möjligt? Berätta gärna nedan!

Kommentera

Denna webbplats använder Akismet för att minska skräppost. Lär dig hur din kommentardata bearbetas.